In 7 Schritten zur papierlosen Buchhaltung

Wenn Sie an Ihre Buchhaltung denken, flattern Unmengen von losen Zetteln und Belegen vor Ihrem geistigen Auge herum? Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung verschwinden nicht nur metaphorisch hinter Bergen von Akten? Dann wird es Zeit, der Papierflut den Kampf anzusagen. Verbannen Sie unnötiges Papier aus Ihrer Buchhaltung. In diesem Blogartikel verraten wir Ihnen, wie das geht.

Die Vorteile von papierloser Buchhaltung liegen auf der Hand: Prozesse werden digitalisiert, Abläufe werden effizienter. Das spart Zeit und Ressourcen, die Sie für Ihr Tagesgeschäft zur Verfügung haben. Und: es erleichtert auch die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerbüro. Betriebswirtschaftliche Auswertungen lassen sich in Echtzeit abrufen. Außerdem ist es kostengünstiger und schont die Umwelt, wenn Belege nicht mehr ausgedruckt und in Massen archiviert werden müssen. Wie die Digitalisierung in der Buchführung genau funktioniert, haben wir in einem separaten Artikel für Sie zusammengestellt. 

Der Weg zur papierlosen Buchhaltung

Die Einführung einer digitalen Buchführung gelingt am besten mit einer fundierten und vorausschauenden Planung und einer konsequenten Umsetzung. Außerdem sind dieselben gesetzlichen Bestimmungen und Vorgaben zu beachten, die bisher für Ihre Buchhaltung auch selbstverständlich waren, d. h. Ihre Buchführung muss vollständig, lückenlos, zeitnah und chronologisch verbucht sowie ordnungsgemäß archiviert sein.

Die sogenannten GoB werden speziell für die elektronische Buchführung erweitert zur GoBD. Diese Abkürzung steht für die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz.

Das sind für Sie unverständliche Worte? Keine Sorge, Ihre Steuerberater:in weiß genau, was gemeint ist. Auch Steuerbüros arbeiten immer mehr papierlos. Das spart Zeit für Rückfragen und geht viel schneller von der Hand, wenn die Belege digital übermittelt werden und nicht mehr einzeln manuell erfasst werden müssen.

Der richtige Zeitpunkt für die Umstellung auf digital

Überlegen Sie sich gründlich, wann Sie in die papierlose Buchhaltung einsteigen wollen. Die Umstellung ist ein Prozess, für den Sie sich Zeit nehmen sollten. Rechnen Sie mit 3 bis 6 Monaten, bis alles reibungslos läuft. Als Selbständige:r können Sie manches sicherlich schneller umsetzen.

Grundsätzlich können Sie jederzeit mit der Digitalisierung beginnen. Denken Sie dennoch gründlich über den richtigen Zeitpunkt nach. Wenn die meisten Belege des laufenden Geschäftsjahres schon verbucht sind, macht es unter Umständen Sinn, die Umstellung erst zum nächsten Jahr vorzunehmen. Andernfalls müssten alle bis dahin verbuchte Belege nochmal erfasst und ggf. neu verbucht werden. Dies führt zu Doppelbelastung. Ein Stolperstein, den Sie umgehen können, um den Prozess erfolgreich einzuleiten.

In 7 Schritten zur papierlosen Buchführung

Wo beginnen? Was ist jetzt wichtig? Wer kann mich unterstützen? Keine Sorge, wenn Sie zunächst vor einem Berg von Fragen stehen. Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Mit den folgenden 7 Schritte gelingt der Umstieg auf digitale Buchhaltung bestimmt:

1. Aktive Entscheidung treffen

Steigen Sie offen und mit ein wenig Geduld in den Prozess der Digitalisierung ein. Was auf den ersten Blick kompliziert seinen mag, wird sich in der Anwendung als Erleichterung herausstellen. Es lohnt sich für Ihr Business, weil Sie so Ihre Buchhaltung viel effizienter bearbeiten können. Dadurch bleibt Ihnen mehr Zeit, für die Aufgaben, die Ihnen Spaß machen. 

2. Gespräch mit dem Steuerbüro

Sie sind unsicher, was da genau auf Sie zukommt? Holen Sie sich Experten dazu und binden Sie sie von Anfang an in die Umstellungsprozesse mit ein – das entlastet Sie, Ihre Mitarbeiter und verhindert Fehler. Es lohnt sich, von Anfang an auch den Steuerberater einzubinden. Im Steuerbüro sitzen die Expert:innen, die sich mit diesen Themen tagtäglich befassen. 

3. Prozesse festlegen

Jetzt gilt es, die buchhalterischen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen in digitale Prozesse umzuwandeln. Am besten beauftragen Sie ein kleines Team oder einzelne Mitarbeiter:innen, die die Abläufe im Unternehmen genau kennen. So gelingt es, die Arbeiten praxisorientiert in die neuen Prozesse zu übertragen. Bei einem Testlauf im kleinen Rahmen zeigt sich sehr schnell, ob die Abläufe so passen oder wo noch nachjustiert werden muss. Die einzelnen Arbeitsschritte müssen genau dokumentiert sein. So wird der Digitalisierungsprozess nachvollziehbar.

4. Die richtigen IT-Lösungen

Mit der Definition der Prozesse ergeben sich die Anforderungen an die Buchhaltungs-Software. Es gibt eine Vielzahl guter IT-Lösungen auf dem Markt. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass nicht nur alle notwendigen Funktionen abgedeckt sind, sondern auch, dass es Schnittstellen zu den bereits vorhanden EDV-Anwendungen in Ihrem Unternehmen gibt. Auch zum Zahlungsprogramm Ihrer Bank und natürlich zum Buchungssystem Ihres Steuerbüros werden Schnittstellen benötigt. Soll es auch mobile App-Anwendungen geben? Überlegen Sie genau, was Sie im Moment brauchen. Manches lässt sich auch zu einem späteren Zeitpunkt dazubuchen.

5. Archivierung der Daten

Wie bereits erwähnt, beinhaltet die papierlose Buchführung eine digitale Archivierung. Auch der Datentransfer zu Ihrem Steuerbüro muss sicher mit einer End-zu-End-Verschlüsselung erfolgen. Die Daten aus Ihrer Buchhaltung müssen vor Hackerangriffen ebenso geschützt sein wie vor Einbruch, Diebstahl, Wasserschäden oder Feuer. Eine Cloudlösung mit regelmäßigem Back-up bietet sich hier an. Wenn Sie IT-Experten mit dem richtigen Know-how in Ihrem Unternehmen haben, müssen Sie die spätestens jetzt in den Umstellungsprozess einbinden. Scheuen Sie sich nicht davor, ggf. externe Fachleute zu kontaktieren.

6. Jetzt kann es losgehen

Nun kommt die heiße Phase: der Roll-out. Sie führen die neuen Strukturen für Ihre papierlose Buchführung ein. Mitarbeiter:innen, die bisher nicht am Prozess beteiligt waren, müssen geschult werden. Damit alle Dokumente gut gefunden werden, müssen sie am richtigen Ort abgespeichert werden. Dafür müssen die Dateien einheitlich benannt werden. Jetzt zeigt sich, ob sie Prozesse und Arbeitsabläufe genau festgelegt haben.

7. Evaluierung und Verbesserung

Sie haben es fast geschafft. Die Umstellung auf papierlose Buchhaltung ist erfolgt. Nach einer Weile stellt sich Routine ein und Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten täglich damit. Nun beginnt die Nacharbeit und Sie sehen, wo Abläufe noch nicht optimal eingestellt sind. Vielleicht muss manches im Detail nachgebessert werden. Auch die Evaluation sollte dokumentiert werden. So bleibt der Prozess transparent.

Fazit

Buchführung – allein das Wort legt nahe, dass hier handschriftlich massenweise Papier beschrieben wird, genauso wie es Kaufleute bereits vor Jahrhunderten machten. Das ist jedoch alles andere als effizient und nicht mehr „state of the art“. Teuer ist es obendrein, von umweltbewusst gar nicht zu reden. Digitalisierung heißt das Zauberwort, mit dem Sie Ihre Buchhaltung von verstaubten, vergilbten und unleserlichen Belegen befreien. 

Wir haben in den letzten Jahren vielen Unternehmen dabei geholfen, den Weg in Richtung digitale Buchführung zu gehen und unterstützen gerne auch Sie – mit Bedarfsanalysen, Einzeltrainings oder Teamtrainings. So können Sie sicher sein, dass alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden. Gemeinsam finden wir die richtige Lösung für Ihr Business.

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