Die Vorteile von papierloser Buchhaltung

Ihr Unternehmen ist hochmodern, nachhaltig und schwimmt auf der Welle der Zeit. Sie sind allen Stürmen gewachsen, die die Digitalisierung so mit sich bringt. Natürlich vermeiden Sie es, Papier auszudrucken, wo immer es geht – schon allein aus Kostengründen. Papierlos läuft es bei Ihnen überall, bis auf… na ja, die Buchführung eben. Da ist alles ganz traditionell wie immer. Jeden Monat fahren Sie Ihre Buchhaltung in Papierform in Aktenordnern sortiert oder in Kartons gesammelt zu Ihrem Steuerbüro. Es ist, wie es ist.

Kann man daran denn überhaupt etwas ändern? Natürlich kann man! Auch hier lassen sich Abläufe verbessern und automatisieren. Das vereinfacht nicht nur Ihnen die Arbeit, sondern auch Ihrem Steuerbüro. Wir zeigen Ihnen in diesem Blogartikel die Vorteile von papierloser Buchführung. Bye bye Zettelwirtschaft, Papierchaos und fehlende Belege.

Digitalisierung von Grund auf

In Ihrem Unternehmen sind Prozesse optimiert und größtenteils auch digitalisiert: von der Lagerhaltung über die Produktion bis in die Kundendisposition und den Versand läuft alles perfekt ineinander wie die Räder einer Zahnradbahn. Alle Dokumente werden selbstverständlich wenn möglich per Mail verschickt oder in Kundenportale hochgeladen. Als Selbständiger sind Sie mit Smartphone und Laptop sowieso jederzeit mobil vernetzt. Und ab sofort reihen wir bei den digitalen Prozessen die Buchhaltung mit ein. Wie wäre das?

Digitalisierung in der Buchhaltung bedeutet viel mehr als die reine Verbuchung der Belege in Softwares wie DATEV Unternehmen online, Lexware, SAP oder irgendwelchen anderen Programmen. Es geht darum, Schritt für Schritt in Richtung papierloses Büro zu gehen und alle Daten immer auf einen Klick parat zu haben.

Buchhaltung ohne Papier

Dass Rechnungen digital verschickt werden, ist inzwischen in den meisten Branchen zum Standard geworden. In der papierlosen Buchhaltung werden diese Rechnungen nicht mehr ausgedruckt und weiterverarbeitet, sondern gleich digital bearbeitet. Andere Buchungsbelege werden eingescannt, sobald sie vorliegen.

In beiden Fällen werden die Belege an dieser Stelle in die Arbeitsprozesse Ihrer Buchführung eingeschleust. Somit stehen sie unverzüglich digital allen zur Verfügung, die darauf Zugriff haben müssen: Zahlungsverkehr und Mahnwesen, Kundenservice oder Wareneingang und Lager, Finanzbuchhaltung und Controlling und selbstverständlich auch der Geschäftsleitung.

Die Mitarbeiter:innen in Ihrer Buchhaltung können diese Belege jetzt digital bearbeiten, also z. B. vorkontieren. Es werden alle relevanten Anlagen beigefügt. Das sind unter anderem alle Ihre Kassenzettel, die Sie beim letzten Tanken gleich per Smartphone fotografiert und durchgeschickt haben. In der gleichen Software, in der alle Belege schon bearbeitet vorliegen, kann der Zahllauf angestoßen und sämtliche Kontobewegungen kontrolliert werden. Das funktioniert über eine Schnittstelle mit Ihrer Bank. Sie sparen Ihrer Buchhalter:in also den nächsten Arbeitsschritt, nämlich alle Belege zur Zahlung im Online-Banking zu erfassen und abzugleichen.

Wenn alles fertig ist, werden die Vorgänge einschließlich aller digital erfassten Belege direkt an das Steuerbüro geschickt. Das dauert wieder nur einen Knopfdruck.

Ihre Steuerberater:in kann die Belege gleich in Ihre Buchhaltung übernehmen. Die Daten stehen für betriebswirtschaftliche Auswertungen bereit und fließen direkt in die Steuererklärungen ein. Finanzbehörden akzeptieren Steuererklärungen längst in digitaler Form. Selbst vor Gericht sind diese inzwischen anerkannt.

Papierlose Buchführung bietet viele Vorteile

Würde das alles nicht auch Ihre tägliche Arbeit erleichtern? Sie sparen sich zeitraubende Rücksprachen mit dem Steuerbüro und mit einzelnen Abteilungen. Jeder hat online und vor allem in Echtzeit Zugriff und kann den Stand der Bearbeitung einsehen. Sie können zeitnah alle relevanten Unternehmensdaten abrufen, auf Zahlen zurückgreifen und damit unternehmerische Entscheidungen effektiver treffen. Da ergeben sich jede Menge Vorteile für Sie:

• Echtzeit: Sie haben tagesaktuellen Zugriff auf alle relevanten Daten aus der Buchhaltung und jederzeit alle Zahlen im Blick.
• Einfache Handhabung: Ihre Rechnungen und Belege sind vollständig eingescannt und jederzeit digital abrufbar.
• Belegsuche entfällt: Alle Belege werden automatisch einem Vorgang zugeordnet. Sie sparen sich mühsames Suchen und Blättern in diversen Ordnern.
• Automatisierung: Moderne Buchhaltungssoftware liest Daten automatisch ein. Die Angaben auf einzelnen Belegen müssen nicht mehr manuell erfasst werden.
• Platzersparnis: Sie brauch keine Büroflächen und Archivräume mehr vorhalten für Berge von Aktenordnern, sondern lagern alles platzsparend digital.
• Kostenersparnis: Kosten für Energie, Drucker und Porto fallen weg für jedes einzelne Blatt, das nicht ausgedruckt wird.
• Gelebte Nachhaltigkeit: Sie arbeiten umweltfreundlich, weil kein Papier mehr unnötig ausgedruckt wird.

Das freut auch Ihr Steuerbüro. Die Zusammenarbeit wird viel leichter:

• Schnell: Die Belege können schneller verbucht werden, da sie schon in einem digitalen System erfasst sind. Sie müssen nicht manuell übertragen werden.
• Flexibel: Rückfragen gehen zurück, weil alle Belege sauber, vollständig und vor allem leserlich vorliegen. Ihr Steuerbüro kann alle Vorgänge unabhängig von Ihnen bearbeiten.
• Aktuell: Betriebswirtschaftliche Auswertungen lassen sich per Knopfdruck jederzeit abrufen.

All diese Punkte ersparen Ihnen in der Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro Ihres Vertrauens Zeit und damit letztlich Geld. Eine Win-win-Situation für beide Parteien!

Technisch problemlos machbar

Ganz gleich, mit welcher Software Sie in Ihrer Buchhaltung arbeiten. Es gibt in jedem Fall passende Lösungen und Schnittstellen für Ihren Bereich. Damit lassen sich ganz leicht die Zahlen aus Ihrem Betrieb im richtigen Dateiformat in die Finanzbuchhaltung übertragen.

Willkommen in der Welt der digitalen Buchhaltung! Sprechen Sie doch einfach mal mit uns und/oder Ihrem Steuerbüro. Gemeinsam findet sich sicherlich eine sinnvolle Lösung.

Trotz der Begeisterung für papierlose Buchführung wollen wir einen Blick auf die Dinge legen, die bei der Umstellung besonders zu beachten sind:

• Die Umstellung auf papierlose Buchführung muss gut geplant und vorbereitet werden. Arbeitsabläufe, an die Sie und Ihr Team jahrelang gewöhnt sind, müssen angepasst werden. Eine Änderung im Verhalten fällt den meisten von uns nicht leicht.
• Außerdem müssen Belege, die schon bearbeitet und vielleicht auch schon verbucht wurden, nacherfasstwerden. Natürlich bedeutet das zunächst Mehraufwand, der aber nötig ist, damit Ihre Zahlen ab dem Stichtag stimmen.
• Auf eine Vergleichsperiode können Sie im ersten Jahr natürlich auch nicht zurückgreifen. Die Auswertung können sie in dieser Zeit also nicht in vollem Umfang nutzen.
• Die Digitalisierung der Buchhaltung ist kein Prozess, der über Nacht stattfindet. Sie brauchen vor allem Geduld.

Ein paar Mühen müssen Sie also in Kauf nehmen. Der Aufwand lohnt sich aber für Sie und Ihre Steuerberater:in. Doch wie klappt denn nun die Umstellung auf papierlose Buchführung? Da zeigen wir Ihnen in einem extra Blogartikel. Außerdem unterstützen wir Sie gerne bei der Umstellung. Wir kennen die Hürden und helfen Ihnen dabei, dass der Wechsel auf digital möglichst einfach gelingt. Wie wir das machen? Wir begleiten Sie und Ihr Team in der vertraulichen Einzelberatung vor Ort oder digital. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Steuerberater mit einbeziehen können, damit die Umstellung reibungslos gelingt.

Fazit

Papierlose Buchführung kommt mit vielen Vorteilen im Gepäck daher. Digitalisierung setzt auf jeden Fall das richtige Signal für die Zukunft. Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein allein lohnen schon den Aufwand. Doch für Sie als wirtschaftlich arbeitender Betrieb oder Selbständige:r müssen natürlich auch die Zahlen stimmen. Die sprechen beim papierlosen Büro eine klare Sprache: es zahlt sich aus!