Eine Zahl, die alles verändert: Darum brauchst du sie in deiner Kanzlei.

Eine einzige Kennzahl deckt Optimierungspotential auf.

Zahlen sind das tägliche Brot von Steuerberater:innen. Aber Hand aufs Herz: Manchmal sieht man vor lauter Zahlen den Wald nicht mehr. Zwischen Bilanzen, GuV und Umsatzsteuervoranmeldungen bleibt kaum Raum für den Blick auf das große Ganze – geschweige denn für schnelle Optimierungen. Doch genau hier liegt der Schlüssel: Eine einzige, einfache Kennzahl kann dir den entscheidenden Überblick verschaffen. Sie zeigt dir sofort, welche Mandanten ungenutzte Potenziale haben und wo Prozesse dringend verschlankt werden sollten.

Was ist überhaupt eine Kennzahl?

Stell dir vor, du sitzt im Auto, fährst auf der Autobahn – aber dein Tacho funktioniert nicht. Klar, du bewegst dich, aber wie schnell? Keine Ahnung. Genau so ist es, wenn du ohne Kennzahlen arbeitest. Du hast das Gefühl, dass die Buchhaltungen deiner Mandanten „irgendwie“ laufen, aber du weißt nicht, wo Zeit verloren geht, wo Prozesse effizient sind – und wo das Chaos regiert.

Kennzahlen, auch bekannt als KPI / Key Performance Indicators / Vergleichsdefinitionen, sind wie dein Tacho, dein Navigationsgerät und deine Tankanzeige in einem. Sie reduzieren Komplexität auf einen klaren Wert. Statt dich durch hunderte Belege oder unzählige To-dos zu kämpfen, reicht ein Blick, und du weißt sofort: Läuft das hier rund oder nicht?

Warum eine Kennzahl statt Zeiterfassung?

Viele Kanzleien verlassen sich auf klassische Zeiterfassung, um Abläufe messbar zu machen. Doch Zeit allein erzählt nie die ganze Geschichte. Bleiben wir bei dem Tacho-Beispiel: Jemand sagt dir, er sei drei Stunden gefahren. Klingt nach einer ordentlichen Strecke – aber was heißt das eigentlich? Ohne Tacho weißt du nicht, ob er in dieser Zeit von Berlin nach Hamburg gekommen ist oder nur bis ins nächste Dorf.

Genau so verhält es sich in der Buchhaltung. Eine reine Zeitangabe sagt nichts darüber aus, wie effizient Prozesse wirklich laufen. War die Arbeit gut vorbereitet? Wurde mit modernen Tools gearbeitet oder alles per Hand erledigt? Mussten Belege mühsam nachgefordert werden? All das bleibt unsichtbar, wenn du nur auf Stunden schaust.

Eine Kennzahl dagegen geht tiefer: Sie kombiniert verschiedene Parameter, verdichtet sie und macht sie vergleichbar. Plötzlich erkennst du Muster, Abweichungen und echte Optimierungspotenziale – dort, wo die Zeit allein dich im Dunkeln lässt.

Was bringt es mir, mit Kennzahlen zu arbeiten?

Kennzahlen sind kleine Wunder der Vereinfachung. Sie nehmen dir die endlosen Details ab und verdichten komplexe Zusammenhänge zu einem klaren Wert. Statt dich durch Berge von Belegen, endlose To-do-Listen oder widersprüchliche Aussagen deiner Mandanten zu kämpfen, reicht ein Blick: Die Zahl sagt dir sofort, wie die Lage ist.

Das Entscheidende dabei: Kennzahlen machen Prozesse vergleichbar.
Ob du verschiedene Mandanten gegenüberstellst oder die Entwicklung eines einzelnen Mandanten über Monate hinweg beobachtest – die Kennzahl zeigt dir schwarz auf weiß, wo Optimierungen nötig sind und wo alles im grünen Bereich läuft.

So verwandelst du subjektive Eindrücke in objektive Fakten. Und genau das ist die Basis, um fundierte Entscheidungen zu treffen – für dich, für dein Team und für deine Mandanten.

Was enthält die Kennzahl – und warum?

Aus unzähligen Projekten habe ich eine Kennzahl entwickelt, die erstaunlich einfach klingt, aber unglaublich viel aussagt: „1 Minute pro Buchung“.

Viele zucken an dieser Stelle mit den Schultern oder lächeln müde: „Eine Buchung dauert doch keine Minute – das macht das System doch fast von allein.“
Und ja, genau darin liegt das Missverständnis. Es geht nicht um die reine Buchung im System. Die läuft tatsächlich fast automatisch. Entscheidend ist alles, was drumherum passiert – und das ist oft der wahre Zeitfresser.

In meiner Kennzahl erfassen wir daher all die Tätigkeiten, die nicht „durchlaufen“:

• das Annehmen von Buchhaltungsordnern,
• das wiederholte Anfordern fehlender Belege,
• das Pflegen von Wiedervorlagen-Listen,
• das Schreiben von E-Mails an Mandanten mit Rückfragen,
• das Abtippen von Kontoauszügen,
• das Klären unklarer Buchungen,
• das erneute Öffnen einer Buchhaltung,
• das Buchen von drei von fünf Belegen und das erneute Anlegen einer „fehlende Belege“-Liste.

Kurz: alle Arbeiten, die im Hintergrund zusätzlich Zeit fressen.

Die Gesamtzeit dieser Tätigkeiten teilen wir anschließend durch die Anzahl der Belege (oder wahlweise Zahlungen). So entsteht eine Kennzahl, die sichtbar macht, wie viel tatsächlicher Aufwand pro Beleg entsteht – inklusive aller Zusatzarbeiten.

Ob man im Schnitt nun genau auf eine Minute kommt oder nicht, ist dabei gar nicht entscheidend.

Wichtig ist: Wenn du diese Kennzahl über mehrere Monate und für alle Mandanten vergleichst, erkennst du schnell, welche Buchhaltungen reibungslos laufen – und wo Optimierungspotenziale schlummern.

Jetzt kommt die eigentliche Arbeit

Die Kennzahl ist nur der Anfang. Sobald du sie für alle Mandanten erfasst hast, wirst du feststellen: Manche Buchhaltungen liegen erstaunlich nah beieinander – andere fallen deutlich aus der Reihe. Und genau hier beginnt die spannende Arbeit.

Du erhältst zwei entscheidende Erkenntnisse:

1. Wo läuft es besonders gut? – Und noch wichtiger: Warum ist das so?
2. Wo läuft es eher nicht optimal? – Und die Frage lautet: Warum nicht?

An dieser Stelle hilft nur eins: Prozessanalyse. Arbeitsschritt für Arbeitsschritt gehst du durch, wie die Buchhaltung tatsächlich abläuft. Wo genau entsteht unnötiger Aufwand? An welchen Stellen hakt es? Glaub mir, dabei stößt man oft auf Ursachen, die man vorher nie vermutet hätte.

Sobald die Zeitfresser identifiziert sind, kannst du anfangen, Lösungen zu entwickeln. Und das Beste: Hier bist du nicht allein. Tools und auch KI-Systeme können heute schon Vorschläge machen, wie Abläufe verschlankt oder automatisiert werden können. Damit wird aus einer einfachen Kennzahl der Startpunkt für echte Optimierung – in deiner Kanzlei und in der Zusammenarbeit mit deinen Mandanten.

Wenn du möchtest, kannst du meine Miro.com Vorlage für Kanzleien nutzen. Lade sie dir entweder herunter oder lege dir einen miro Account an und kopiere sie dir dort rein.

Fazit

Manchmal braucht es nicht viele Zahlen, um Klarheit zu gewinnen – eine einzige reicht. Die Kennzahl „1 Minute pro Buchung“ macht sichtbar, wo Buchhaltungen rund laufen und wo Prozesse aus dem Ruder geraten. Sie verwandelt Bauchgefühl in Fakten und öffnet die Tür zu echter Optimierung.

Für dich als Steuerberater:in bedeutet das zweierlei: Du erkennst schneller, wo Zeitfresser liegen – und du kannst deine Mandanten gezielt auf Verbesserungen hinweisen. So wird aus einer simplen Kennzahl ein strategisches Werkzeug, das dir Beratungsansätze liefert, die sonst im Alltag verborgen bleiben.

Am Ende ist es wie mit dem Tacho im Auto: Nur wer seine Geschwindigkeit kennt, weiß, ob er auf Kurs ist – oder ob er längst auf der Standspur hängt.

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